当您已决定举办一场活动(会议)。经过初步成本预算，你认为有足够的资金，而且已为活动拨出了一笔专款。你确定了活动目的，认为该活动值得你投资。那么更重要的问题来了……

当策划重大活动时，大多数人只关注资金问题，而没有理智的思考相关问题。你应该知道在什么时候、什么地方外请专业人士协助，包括有公共关系方面的专家、有创意的策划师或者能帮助管理后勤的管理人员。不要认为外请的这些专业人士只是额外的花销和奢侈品，他们最终能帮你省钱，尤其在关键时刻。例如，一个好的公关公司能协助你确定客人名单，确保被邀请的客人都能请到。他们也能协助举办新闻发布会和准备新闻资料袋，使你的活动得到国内外媒体的关注。有创意的策划师能为你提供一个战略性的活动策划纲要，包括计划、组织、后勤和谈判方面的要点以及能创造神奇的一些细节。优秀的执行师能确保所有的设想成为现实，并负责消防和安全工作，办理各种相关的许可证和保险实务等。

想象一下，消防队长站在门口，准备取缔你的活动，因为你没有相关的许可证，或者过多的客人挤在小会场里，或者活动没有达到所有的安全标准。这样会造成多大的损失?又如，假设你举办的活动非常精彩，需要媒体进行大力宣传，但是媒体却没有到场，损失有多大?再如，你的活动不太新颖，媒体报道说客人们还没等到甜点上来就匆忙退场了，这样损失有多大?你需要知道什么地方、什么时候请来专业人士为你出谋划策。这样做是多余的花销呢，还是明智的举动?所以一定把握好在什么地方、什么时候外请专业人士协助。